Chiamare a raccolta il pubblico dei nostri eventi, cene,  fiere, presentazioni, feste, degustazioni, inaugurazioni e… chi più ne ha più ne metta… non è un’azione banale come sembra.

Anche l’invito, se fatto bene, aumenterà il successo della nostra manifestazione.

Cosa fare?

Inventiamo un titolo stuzzicante. Dipenderà dal tipo di appuntamento, di cui dovrà sottolineare il tono. Scriviamolo in grande che sia immediatamente leggibile.

Scegliamo un’immagine che dica già tutto… o viceversa un segno che stupisca o incuriosisca.

Titolo e immagine saranno gli stessi per tutte le azioni di comunicazione, anzi, parleremo di vera e propria immagine coordinata dell’evento. Un’immagine che dovrà rispettare e richiamare l’identità di chi lo promuove.

Ricordiamoci di scrivere le cose essenziali. Oltre al titolo, la località precisa con via e numero civico, visto che oggi ci arriviamo tutti col navigatore o portati dallo smartphone. L’indirizzo e–mail e il numero di telefono sono indispensabili se chiediamo conferma della partecipazione aggiungendo a piè di pagina RSVP (Répondez, s’il vous plaît)

Per comporre il nostro invito, come per il manifesto e il resto, non useremo più di due Font, possibilmente semplici e leggibili.

Due modi per inviare l’invito e due mondi con variabili pressoché infinite: per posta dentro una bella busta di carta o via email…  i piccioni viaggiatori e la posta pneumatica non contano.
Tralascio di affrontare le infinite variabili cartacee, tutte bellissime e molto più costose. Se inviamo l’invito via email possiamo arrangiarci con il nostro programma di posta, oppure affidarci a programmi di email marketing nel caso di una mailing–list affollata come piazza del duomo e la necessità di avere un formato più professionale.

Se ci arrangiamo con google o altro programma di posta dovremo far attenzione alla qualità e al peso delle immagini che alleghiamo. Inutile dire che più sono leggere e meglio è, in ogni caso cerchiamo di non superare il megabyte.
Per quanto riguarda la qualità, se l’immagine contiene del testo, scegliamo i formati PDF o PNG che consentono una lettura più nitida degli elementi grafici rispetto al più usato formato JPEG.

Ci sono tanti altri modi di invitare amici e clienti o potenziali clienti ai nostri eventi. Anche modi meno formali e più veloci. Google ci mette a disposizione Calendar  e Facebook ci dà la possibilità di creare il nostro evento, di pubblicizzarlo e di invitare chi vogliamo. Possiamo creare un gruppo su  whatsapp e inviare ad ogni membro un’immagine o un  piccolo video.

Se la nostra manifestazione avrà un tono molto formale dovremo usare dei toni sobri, che non vuol dire  non si possa essere anche molto originali.
Se vorremo dare un tono esclusivo al nostro evento non ci affideremo ai social per pubblicizzarlo e invieremo gli inviti in forma cartacea per posta. A questi affiancheremo eleganti inviti digitali inviati via email.

Se invece vorremo dare la massima visibilità possibile invieremo inviti via email e useremo tutti i canali social per pubblicizzare l’evento.

In ogni caso il nostro invito dovrà avere carattere ed essere chiaro.